Zakładanie firmy

Założenie firmy w Polsce przez obcokrajowca będzie wyglądać różnie w zależności od tego, jakiego państwa jest on obywatelem i jaki jest jego status pobytowy w Polsce. Nie wszystkie zezwolenia na pobyt pozwalają cudzoziemcowi na zarejestrowanie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce. Rejestracja działalności gospodarczej przez cudzoziemca jest możliwa, jeśli posiada on odpowiednie zezwolenie na pobyt. Również obywatelstwo innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej umożliwia prowadzenie w Polsce JDG. Niemal każdy cudzoziemiec może natomiast założyć w Polsce spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Zarówno jednoosobową działalność gospodarczą, jak i Spółkę z o.o. można zarejestrować przez internet.

Cudzoziemcy często zwracają się do nas z pytaniem jak założyć konto firmowe w Polsce, ponieważ założenie konta bankowego dla firmy nie zawsze będzie dla obcokrajowca w Polsce łatwe. W zależności od swojego obywatelstwa i podstawy pobytu w Polsce, bank może żądać konkretnych dokumentów pobytowych, najczęściej okazania Karty Pobytu. Potrzebny jest również paszport, oraz numer NIP i inne dane firmy. Osoba składająca wniosek musi być też przedstawicielem danej firmy, wskazanym w odpowiednim rejestrze.
Każdy oficjalny rachunek firmowy musi mieć również rachunek techniczny VAT. Konto firmowe dla cudzoziemca jest w Polsce niezbędne do legalnego prowadzenia działalności gospodarczej dowolnego rodzaju. Dzięki niemu firma może rozliczać się z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i płacić podatki.

Czas rejestracji firmy w Polsce zależy, przede wszystkim, od wybranego typu działalności oraz sposobu złożenia wniosku o wpis do rejestru. Czas oczekiwania na wpis do CEIDG może być widoczny nawet tego samego dnia, jeśli wniosek został złożony online, zazwyczaj trwa to jednak kilka dni roboczych. Oczekiwanie może być dłuższe, jeśli wniosek złożony zostanie papierowo. Rejestracja spółki zajmuje już więcej czasu: to jak długo trwa założenie firmy i jej rejestracji w KRS, zależy od tego, czy umowa spółki podpisywana jest u notariusza, czy też całość procesu jest przeprowadzona online. Trwa to zazwyczaj od tygodnia do kilku tygodni. Ostateczny czas czekania na rejestrację firmy zawsze zależy jednak przede wszystkim od tego, czy złożone zostały wszystkie niezbędne dokumenty.

Tak, rejestracja firmy online w Polsce jest możliwa. W systemie CEIDG online można zarejestrować swoją jednoosobową działalność gospodarczą, posiadając Profil Zaufany lub inny akceptowany podpis elektroniczny. Zakładanie firmy przez internet jest możliwe również w przypadku spółek. Taka metoda otwierania firmy skraca czas całej procedury i daje możliwość aktualizacji danych bez większych formalności. Można w ten sposób zarejestrować firmę nawet przebywając za granicą.

Dokumenty potrzebne do założenia firmy zależą od tego, na jaki konkretnie rodzaj działalności się zdecydujesz. Jeśli Twój wybór padnie na jednoosobową działalność gospodarczą, wystarczy dokument tożsamości, a w przypadku cudzoziemców również dokument potwierdzający prawo pobytu w Polsce. Natomiast wymagane dokumenty do rejestracji działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to już szerszy temat: do KRS należy wysłać przygotowane wcześniej oświadczenia i pisma oraz, przede wszystkim, Umowę Spółki. Za to wymagane dokumenty dla cudzoziemca przy zakładaniu takiej firmy nie różnią się od tych, które wymagane są dla obywateli Polski.

Przygotowanie do założenia firmy należy rozpocząć od decyzji, czy chcesz (i czy musisz) zarejestrować swoją jednoosobową działalność gospodarczą, czy chcesz prowadzić działalność nierejestrowaną. Jeśli jesteś cudzoziemcem, sprawdź czy masz prawo prowadzić w Polsce JDG. Kolejne kroki przed rozpoczęciem działalności gospodarczej to zapewnienie adresu dla firmy, wybranie kodów PKD i, oczywiście, wybranie nazwy swojej firmy. Warto też sprawdzić, czy potrzebujesz dodatkowych pozwoleń. Co jeszcze zrobić przed założeniem działalności? Polecamy sporządzenie szczegółowego kosztorysu i, na jego podstawie, staranne wybranie formy opodatkowania, ponieważ od tego będzie zależała wysokość płaconego podatku.

Błędy przy zakładaniu firmy wynikają zazwyczaj z braku znajomości przepisów i procedur. Najczęstsze błędy przedsiębiorców to niepoprawnie przygotowanie dokumenty i podawanie we wniosku niepełnych danych, co prowadzi do konieczności uzupełnień i opóźnień w rejestracji firmy.
Jednak o ile przedłużenie się procesu zakładania firmy może być kłopotliwe, to zdarzają się błędy mające dużo gorsze konsekwencje. Szczególnie niebezpieczne pułapki przy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej to wybór optymalnej formy opodatkowania i właściwa rejestracja do ZUS. Żeby uniknąć błędów najbezpieczniej jest jeszcze przed rozpoczęciem procesu rejestracji firmy skonsultować się ze specjalistą w tej dziedzinie.

Nie każdy obcokrajowiec może założyć i prowadzić w Polsce JDG. Taką możliwość mają obywatele innych krajów Unii Europejskiej, Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Szwajcarii oraz obywatele krajów, z którymi Polska podpisała porozumienie w tej sprawie (na przykład obywatele USA). Dodatkowe wymagania dla cudzoziemca z kraju trzeciego przy zakładaniu JDG to posiadanie jednego z konkretnych tytułów pobytowych. Może to być na przykład status uchodźcy albo zezwolenie na pobyt stały. Działalności gospodarczej nie mogą też prowadzić osoby (niezależnie od obywatelstwa), które zostały przez sąd pozbawione prawa do prowadzenia działalności gospodarczej.
Żeby sprawdzić czy jednoosobowa działalność gospodarcza jest dostępna dla konkretnego cudzoziemca, trzeba za każdym razem przyjrzeć się konkretnej sytuacji.

Koszty założenia firmy w Polsce zależą głównie od rodzaju działalności oraz wybranej formy prawnej. Opłaty związane z samą rejestracją działalności są różne: sam wpis do CEIDG jest bezpłatny, za rejestrację spółki w KRS i obowiązkowy wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym obowiązuje opłata w wysokości od 350 do 600 PLN. Dodatkowo mogą też wystąpić koszty usług notarialnych oraz tłumaczeń przysięgłych. Inne koszty związane z rejestracją w CEIDG i KRS to również zabezpieczenie adresu pod którym będzie możliwe zarejestrowanie firmy.

Zanim przystąpimy do rejestracji swojej firmy w CEIDG powinniśmy przygotować się do tej procedury: wybrać odpowiednie kody PKD, mieć dostępny adres, oszacować planowane koszty i przychody, wybrać najlepszy dla nas sposób opodatkowania, określić, czy chcemy od razu zarejestrować się do VAT i do ZUS. Na tym etapie warto sięgnąć po pomoc specjalisty, co da nam konkretną wiedzę o tym jak zarejestrować firmę w CEIDG.
Wniosek możemy złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie. Pierwszym krokiem do skorzystania z opcji on-line jest uzyskanie podpisu elektronicznego: może to być podpis zaufany (dostępny posiadaczom Profilu Zaufanego), podpis osobisty (umieszczany w e-dowodzie) lub inny akceptowalny certyfikat kwalifikowany.
Po zalogowaniu się, wystarczy wypełnić krok po kroku kolejne części wniosku o wpis do CEIDG, podając właściwe dane. Jeśli chcemy możemy też na tym etapie udzielić pełnomocnictwa do CEIDG albo zarejestrować się do VAT czy ZUS. Następnie podpisujemy wniosek podpisem elektronicznym, wysyłamy go do urzędu i czekamy na odpowiedź.

Nie wszyscy cudzoziemcy muszą spełniać konkretne wymagania pobytowe, np. dla obywatela Unii Europejskiej prowadzenie Jednoosobowej Działalności Gospodarczej w Polsce jest dostępne niezależnie od posiadania dokumentu pobytowego. To, czy potrzebna będzie karta pobytu różni się też w zależności od formy prowadzonej działalności: do rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej może być potrzebne okazanie karty pobytu i decyzji o udzieleniu zezwolenia, natomiast przy zakładaniu spółki z o.o. nie jest to wymagane. Ostatecznie nie istnieje jedna zasada dotycząca tematu karta pobytu a zakładanie firmy, wszystko zależy od konkretnej sytuacji.

Tak, niezależnie od tego czy chodzi o jednoosobową działalność gospodarczą, czy o Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, do rejestracji potrzebny jest adres w Polsce. Osoba prowadząca JDG może mieć jeden lub więcej adresów prowadzenia działalności gospodarczej, może też nie posiadać stałego miejsca świadczenia usług, wtedy jednak musi mieć wskazany adres korespondencyjny w Polsce.
Rejestracja firmy w KRS wymaga nie tylko polskiego adresu siedziby firmy, ale również adresów korespondencyjnych wspólników i reprezentantów, przy czym, w przypadku osób będących cudzoziemcami, należy podać zarówno adres korespondencyjny w Polsce, jak i za granicą.

Założenie firmy w Polsce z zagranicy jest możliwe, jeżeli posiada się jeden z akceptowanych podpisów elektronicznych. Możliwa jest wtedy rejestracja firmy online, Polska dopuszcza również możliwość założenia firmy przez pełnomocnika. Zarówno Polak, jak i cudzoziemiec może otworzyć firmę w Polsce przebywając w innym kraju.
Warto jednak zwrócić uwagę, że najprostszym sposobem uzyskania akceptowanego elektronicznego podpisu jest założenie Profilu Zaufanego, do którego potrzebny jest numer PESEL, a ten można uzyskać tylko w Polsce.

Cudzoziemcy mają możliwość tworzenia w Polsce różnego rodzaju spółek prawa handlowego, przy czym najbardziej popularną jest spółka z o.o. Czasem da się to załatwić nawet zdalnie, ponieważ sam proces nie wymaga obecności w Polsce. Należy pamiętać, że proces rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez obcokrajowców wymaga wypełnienia odpowiednich dokumentów rejestracyjnych. Wniosek rejestracyjny, umowa spółki, informacje dotyczące wspólników oraz dowody wpłaty są niezbędnymi dokumentami. Wszystkie te dokumenty muszą być w języku polskim lub przetłumaczone na ten język przez tłumacza przysięgłego.

Nie wszystkie formy założenia firmy są w Polsce dostępne dla każdego obcokrajowca. Dlatego cudzoziemiec stojący przed dylematem JDG vs spółka z o.o., musi przede wszystkim sprawdzić, czy ma prawo prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą. Wybór pomiędzy spółką z o.o. a indywidualną działalnością gospodarczą, zależeć będzie też m.in. od tego, czy cudzoziemiec chce prowadzić firmę samodzielnie czy planuje wspólników. JDG i spółką z ograniczoną odpowiedzialnością różni również to, że prowadzący działalność gospodarczą przedsiębiorca odpowiada za długi swojej firmy całym swoim majątkiem prywatnym, natomiast odpowiedzialność wspólników spółki z o.o. zależna jest od wysokości ich wkładów, do odpowiedzialności może również zostać pociągnięty zarząd spółki.

Rejestracja firmy w Polsce wymaga podania numeru PESEL jeżeli został on cudzoziemcowi nadany. Jeżeli natomiast nie otrzymał on nigdy tego numeru, może zarejestrować zarówno jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółkę z o.o. bez niego, podając dodatkowe dane identyfikacyjne.
W przypadku numeru NIP, przy rejestracji JDG zasady są takie same: jeżeli cudzoziemiec go posiada, musi go podać. Natomiast jeżeli nie ma NIPu, otrzyma go w procesie rejestracji działalności gospodarczej. Do zarejestrowania spółki z o.o. NIP nie jest potrzebny, po zarejestrowaniu firmy, dostanie ona własny Numer Identyfikacji Podatkowej.

Wybór optymalnego dla danej działalności gospodarczej sposobu opodatkowania zależy od rodzaju prowadzonej działalności, planowanych kosztów i przychodów, konieczności rejestracji do VAT lub jej braku, liczby planowanych pracowników i wielu innych czynników, nawet takich jak dotychczasowe ulgi podatkowe. Aby stosownie ocenić jaka forma opodatkowania będzie dla nas najlepsza, dobrze jest sporządzić chociaż orientacyjny kosztorys i harmonogram, a następnie przeprowadzić symulację opodatkowania na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przy podejmowaniu tej decyzji warto skonsultować się ze specjalistą.

Chociaż w Polsce obowiązuje rejestracja miejsca zamieszkania cudzoziemca, nie wszyscy mają stały adres aby się tam zameldować, nie zawsze też osoby otwierające firmę przebywają w Polsce. Jeżeli cudzoziemiec chce założyć działalność gospodarczą, nie potrzebuje do tego adresu zameldowania. Musi jednak posiadać adres pod którym ma prawo zarejestrować swoją firmę, musi też wskazać adresy gdzie świadczy swoje usługi, albo przynajmniej adres do korespondencji. Również wspólnicy i członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce muszą podać polskie adresy do korespondencji.

Procedura rejestracji spółki z o.o. w KRS będzie zależała od sposobu założenia tej spółki. Zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce możliwe jest zarówno elektronicznie, jak i u notariusza. W obu wypadkach wniosek o rejestrację spółki należy złożyć on-line, natomiast sam proces będzie wyglądał inaczej. Jeżeli spółka została utworzona u notariusza, musimy następnie przez Portal Rejestrów Sądowych złożyć odpowiedni wniosek, do którego należy dołączyć informację o dokumentach notarialnych oraz pozostałe niezbędne załączniki, następnie może zaistnieć potrzeba dostarczenia oryginałów dokumentów do sądu. Jeśli natomiast zarówno założenie, jak i rejestracja spółki ma się odbyć przez internet, można skorzystać z portalu S24, który udostępnia wzorce niektórych dokumentów (na przykład umowy spółki) i umożliwia ich wygenerowanie i elektroniczne podpisanie, a także wypełnienie, podpisanie i wysłanie wniosku o rejestrację spółki w KRS.

Wszyscy cudzoziemcy, zarówno obywatele państw Unii Europejskiej, jak i obywatele krajów trzecich, o ile nie zostali pozbawieni tego prawa decyzją sądu, mogą założyć w Polsce spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Różnice prawne występują też w przypadku podejmowania funkcji Prezesa lub Członka Zarządu za wynagrodzeniem: dla obywateli UE jest to dostępne z zasady, tak jak rejestracja spółki, natomiast obywatele innych krajów mogą potrzebować w tym celu zezwolenia na pracę.
Obywatel UE może też prowadzić firmę w Polsce w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), a cudzoziemiec spoza UE musi posiadać odpowiednie zezwolenie pobytowe, żeby było to dla niego możliwe.

Cudzoziemiec może założyć w Polsce rachunek bankowy, natomiast jego posiadanie nie należy do wymagań rejestracyjnych ani w przypadku zakładania JDG, ani przy rejestracji spółki z o.o. Konto bankowe w Polsce musi za to posiadać każda firma.

W praktyce cudzoziemiec zakładający firmę często ma już indywidualny rachunek bankowy. W takim przypadku również będzie konieczne założenie konta dla firmy. Nawet w przypadku przedsiębiorcy cudzoziemca prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, wymagane jest posiadanie rachunku firmowego i prywatnego.